12）更容易的群组协作
共享文档直接导致文档协作。对许多用户而言可以让多个用户顺利在文档和项目上协作，这也是云计算最重要的优势之一。
设想一下，身处不同地区的同事需要一起从事一个重要的项目。在云计算出现前，必须将文档通过电子邮件或邮递从一个用户发给另一个用户，顺序进行工作。利用云计算不必如此。现在可以同时访问项目文档，一个用户的编辑能够自动反映到其他用户看到的内容。这是完全可能的，因为文档放在云里而不是在一台个人计算机中。需要的就是一台具有互联网连接的计算机，然后就能协作了。
更容易的群组协作意味着大多数项目更快完成，因为有相关人员的完全参与。它使得群组项目能够跨越地理位置。群组不用为最好的效果呆在同一办公室。利用云计算任何人任何地点都可以实时协作。它是一项使能技术。
13）文档普适访问
下班后意识到将文档遗留在办公室？忘记随身携带文件上路？到会场发现忘带演讲稿？
这不再是一个问题。利用云计算不用随身携带文档。它们一直呆在云里，只要计算机和互联网连接，可以从任何地方访问它们。无论在什么地方所有的文档都可用。因此没必要随身携带文档——只要有互联网连接。
14）最新版本的可用性
这是云计算另外一个文档优势。当在家编辑一个文件时，被编辑的版本就是开始工作时访问文档看到的。云总提供文档的最新版，决没有这样的危险——在使用的计算机上有过时的版本。
15）消除对特定设备的依赖
这里是云计算的终极优势，不再依赖于单一的计算机或网络。更换计算机，凭借云，已有应用和文档会跟着我们。切换到便携设备应用和文档仍然可用。没有必要为特殊设备购买特定版本程序，或按照特定格式保存文档。无论用什么样的计算机，文档和创建的程序都是相同的。
云计算的缺点
当然不是说云计算没有缺点。有许多原因会导致不愿意用云计算来满足特定需求。让我们看一下与云计算有关的风险。
1）需要持久互联网连接
如果不能连接到互联网，那么坦率的说云计算是不可能的。因为我们利用互联网连接到应用和文档，如果没有互联网就不能访问任何东西，即使是自己的文档也不行。
失效的互联网连接意味着一段时间内无法工作，在互联网连接很少或不稳定的地区，这是影响云计算使用的决定性因素。当我们离线时云计算就不起作用。
这是一个比设想的糟糕得多的不足。我们习惯了家中和工作场所相对耐久的互联网连接，但如果想在其他地方使用个人计算机呢？如果已经习惯于在甲板上，在餐馆吃午餐时，或在车中处理文档，那将不能访问基于云的文档和应用，除非在所有地方都有牢固的互联网连接。当依赖基于Web应用时，许多便携计算好处都会成为问题。
2）低速连接效果差
一个低速的互联网连接，在最好的情况下也会使云计算费力。基于Web的应用程序需要大量带宽来下载，在处理文档时更是如此。如果用低速的拨号连接工作，即使从文档的一页切到另一页也需要很多时间，更不用说加载一个功能丰富云服务。
3）可能是缓慢的
即使在快速的连接上，基于Web应用也会用于台式机上使用类似软件程序。这因为有关程序的一切，从界面到工作用的文件，都必须在个人计算机和云计算机间传送。如果云服务器恰好要备份，或者互联网某天很慢，那么不会得到已经习惯的瞬时访问。
4）功能有限
这一缺点必将改变，然而许多基于Web的应用不是全功能的。
如果是高级用户，可能还不想跳入云计算。随着时间推移，许多基于Web的程序将添加高级功能。尽管在做出行动前，仍然要研究已有功能。在放弃传统软件前，请确保基于云的应用程序能够做要做的每件事情。
5）存储的数据也许不安全
使用云计算，所有数据都存放在云中。云有多安全？未经授权的用户能访问私密数据吗？
如果云弄丢了我们的数据，那么我们被“勒索”了。
从理论上说，数据存在云里会被复制到多台计算机，因而安全。但是万一数据真的不见了，没有任何物理或本地备份。如果云出问题，依靠云将使我们置身于危险之中。
